Politique de confidentialité

• Responsable du traitement : Ebene Sante Inc, qui exploite Prescrivigi auprès des médecins en République démocratique du Congo.
• Droit applicable : le traitement relève du droit de la République démocratique du Congo, notamment du livre III du Code du numérique. La présente politique repose sur une politique interne de protection des données de l’exploitant, conforme aux lois de la République démocratique du Congo.
• Sous-traitant technique : 1645Eb inc. (Boisbriand, Québec, Canada), propriétaire du logiciel, qui héberge et maintient la plateforme au Québec.
• Responsable de la protection des renseignements personnels : l’administrateur de Prescrivigi, joignable à contact@prescrivigi.com. Il tient aussi le registre des incidents de confidentialité. Cette fonction sera confiée à un rôle dédié de l’équipe d’administration lorsque celui-ci sera créé.

Pour les données de ses patients, le médecin reste responsable de leur collecte et de l’information de ses patients ; Prescrivigi les traite pour son compte.

• Médecins : nom, prénom, numéro d’ordre du CNOM, spécialité, lieu et ville d’exercice, téléphone (facultatif), adresse de courriel, mot de passe (conservé uniquement sous forme d’empreinte Argon2id, jamais en clair).
• Patients, saisis par le médecin : nom, prénom, sexe, date de naissance ou âge, poids et téléphone (facultatifs), ordonnances (médicaments, posologies, durées, instructions, remarques). Aucun champ de diagnostic n’est demandé.
• Abonnement : formule, dates, montants, factures. Pour le mobile money : opérateur et numéro masqué (seuls les trois derniers chiffres sont conservés) ; le numéro complet n’est transmis qu’au prestataire de paiement, le temps de la demande.
• Sécurité : adresse IP et navigateur lors des connexions et des actions sensibles (journal d’audit, sessions, tentatives de connexion).

• Permettre au médecin de rédiger, conserver, imprimer et transmettre ses ordonnances.
• Permettre à un pharmacien de vérifier l’authenticité d’une ordonnance.
• Vérifier la qualité de médecin (numéro d’ordre du CNOM).
• Gérer l’essai, l’abonnement, les paiements, les factures et les rappels d’échéance.
• Assurer la sécurité du service, prévenir la fraude et tracer les actions sensibles.
• Répondre aux demandes d’assistance.

Les bases légales retenues pour chaque finalité sont fixées par la politique interne de protection des données de l’exploitant, conforme aux lois de la République démocratique du Congo.

• Le médecin : ses propres patients et ordonnances uniquement. Aucun médecin n’accède aux données d’un autre.
• Le pharmacien, sur la page de vérification, avec l’identifiant et la clé imprimés : les médicaments, le médecin, et seulement les initiales, le sexe et l’âge du patient.
• Le patient, par le lien que le médecin lui transmet, valable 7 jours et désactivable.
• L’administration de Prescrivigi (double authentification obligatoire) : comptes des médecins, abonnements et factures, pour la vérification, l’assistance et la facturation. Elle ne consulte pas le contenu des ordonnances.
• Des partenaires autorisés, munis d’une clé d’accès, pour la seule vérification d’une ordonnance présentée avec sa clé.

• OVHcloud, région de Beauharnois (Québec, Canada) : hébergement des serveurs, de la base de données et des sauvegardes chiffrées. Les sauvegardes automatiques de la base de données ont en plus une copie de secours, chiffrée et conservée deux jours, dans un centre de données d’OVHcloud à Strasbourg (France).
• SerdiPay (République démocratique du Congo) : paiement par mobile money ; reçoit le numéro de téléphone mobile money et le montant de chaque demande, jamais de donnée de santé.
• Envoi des courriels (confirmation d’adresse, mot de passe, factures, rappels) : Amazon Web Services (Amazon SES), région Canada (Centre), à Montréal.
• Messages écrits à contact@prescrivigi.com : reçus par Amazon Web Services, région Canada (Centre), puis transmis à la boîte de courriel de l’équipe d’Ébène Santé, hébergée par Google (Gmail), hors du Québec. N’envoyez donc aucune information de santé par courriel (nom de patient, diagnostic, ordonnance).

Les données collectées en République démocratique du Congo sont hébergées au Québec. Ce transfert et le recours à des prestataires situés hors du Québec sont encadrés par des garanties contractuelles et, lorsque la loi l’exige, par une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Ces garanties et formalités sont précisées dans la politique interne de protection des données de l’exploitant.

Les données sont conservées sans limite de durée, sauf suppression par l’éditeur, 1645Eb inc., dans la base de données du serveur, sur instruction de l’exploitant. Le médecin garde le droit de consulter ses ordonnances.

• Ordonnances et données des patients : sans limite de durée.
• Compte du médecin : sans limite de durée, y compris après la fermeture du compte. À la fermeture du compte, les fiches de ses patients sont pseudonymisées ; chaque ordonnance déjà émise garde la copie figée nécessaire à sa vérification.
• Factures : sans limite de durée.
• Liens de transmission au patient : valables 7 jours, sauf désactivation plus tôt ; leur trace est conservée comme les autres données.
• Journal d’audit : conservé en ajout seul, sans limite de durée.
• Sauvegardes chiffrées : environ 35 jours, puis supprimées. Sauvegardes automatiques de l’hébergeur (Beauharnois et Strasbourg) : deux jours.

Ces règles valent pendant la phase pilote. Les modifications nécessaires pour se conformer aux règles du Québec et de la République démocratique du Congo sont prévues dans la prochaine version de Prescrivigi, après la phase pilote.

• Connexions chiffrées (HTTPS) ; mots de passe conservés sous forme d’empreinte.
• Double authentification obligatoire pour l’administration.
• Cloisonnement strict entre médecins, droits minimaux sur la base de données, journal d’audit inaltérable.
• Sauvegardes quotidiennes chiffrées, que le serveur ne peut pas déchiffrer ; restauration testée.
• Aucune donnée de patient ni numéro de téléphone complet dans les journaux techniques.

Prescrivigi n’utilise qu’un seul cookie, strictement nécessaire : le cookie de session, qui maintient la connexion. Aucun cookie publicitaire ni de mesure d’audience.

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels, leur rectification, leur suppression lorsque aucune obligation de conservation ne s’y oppose, et une copie dans un format courant. Un patient exerce ses droits auprès de son médecin, ou auprès de Prescrivigi, qui transmet la demande au médecin.

Pour exercer ces droits, voir la page Contact. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou de l’autorité de protection des données compétente en République démocratique du Congo.

Tout incident est consigné dans un registre. S’il présente un risque de préjudice sérieux, les personnes concernées et les autorités compétentes en sont informées dans les délais prévus par la loi.

Cette politique peut être mise à jour. Toute modification importante est annoncée aux utilisateurs avant son entrée en vigueur.